Vođenje tačne i precizne evidencije radnog vremena jedan je od bitnijih elemenata za uspešno poslovanje i efikasno upravljanje resursima. Kako je današnje poslovno okruženje veoma dinamično gde se nekad veći broj zaposlenih nalazi na udaljenim lokacijama ili obavlja rad od kuće tako je vođenje tačne evidencije postao pravi izazov. U cilju održavanja produktivnosti i pravilnog upravljanja resursima veoma je bitna motivacija zaposlenih da redovno vode evidenciju svog radnog vremena bez obzira gde obavljaju svoj radni zadatak.
Poverenje
Prvi korak ka motivaciji zaposlenih je uspostavljanje poverenja i razumevanje o tome zašto je važno voditi tačnu evidenciju radnih sati. Često nisu upoznati sa alatima koji se koriste za pravilno vođenje radnog vremena, a to dodatno stvara nepoverenje o razlozima i motivima njihovog praćenja. U cilju boljeg shvatanja svega toga potrebno je organizovati obuku ili radionicu kako bi im se pokazalo kako sve to funkcioniše, kako pravilno koristiti terminal, mobilni uređaj ili tablet u tu svrhu i objasniti kako funkcioniše i sam softver za evidenciju radnog vremena. Samim objašnjavanjem razloga svim zaposlenima omogućava se da oni pre svega shvate da se svi tretiraju podjednako bilo da su u samom sedištu kompanije ili van nje, da za svoj rad dobijaju zaslužene plate i beneficije, a izbegava se nezadovoljstvo i potencijalni sukobi jer se sa pravičnim podacima dobija transparentna evidencija događaja koju oni mogu i pregledati.
Ciljevi i očekivanja
Treba postaviti jasne ciljeve i očekivanja u vezi sa vođenjem evidencije i naglasiti koje sve prednosti donosi njegova pravilna upotreba. Treba objasniti koja su to ključna polja koja se trebaju popuniti, koliko se često podaci ažuriraju u cilju što tačnijih podataka… Ovakva jasna komunikacija eliminiše nedoumice i povećava poverenje i odgovornost zaposlenih. Kvalitetno praćenje evidencije pruža konstruktivne povratne informacije kako nadređenima koji time prate plan i proces rada i dobijaju informacije kako bi mogli da unaprede svoje poslovanje, tako i zaposlenima koji u svakom momentu mogu znati koliko su tačno vremena proveli na svom radnom mestu i s tim adekvatno biti plaćeni.
Tehnička podrška
Treba osigurati da zaposleni uvek imaju na raspolaganju dobru podršku za bilo kakve najasnoće. Ona bi se trebala odnositi kako na dobijanje uputstava o pravilnom čekiranju, korišćenju terminala, kartica, kao i omogućavanju uvida u svoje podatke. Tako zaposleni jednostavno mogu dati obrazloženje ako je došlo do neke greške, pogrešnog evidentiranja, neevidentiranja… Menadžeri onda kreiranjem izveštaja mogu lakše utvrditi tačnost evidencije, a ako postoji greška, da li je slučajna, da li se učestalo ponavlja ili je možda uzrok neke tehničke prirode. Otvorenom komunikacijom između zaposlenih i administratora sistema dolazi do bržih rešavanja problema i dodatnog motivisanja za tačno čekiranje.
Fleksibilnost
Ako to posao dozvoljava, potrebno je pružiti radnicima mogućnost da prilagode svoje radno vreme, tj. da nisu vezani za fiksno radno vreme u kompaniji npr. od 8h do 16h, već da tih svojih 8 sati odrade u vreme koje njima odgovara ako to ne utiče na poslovanje. Fleksibilnost u evidenciji radnog vremena često dovodi do povećane odgovornosti i želje da tačno beleže svoje radno vreme jer iako ne rade u sedištu same kompanije ipak su uključeni u poslovni proces. Tako im je omogućeno da budu tretirani kao i svi ostali zaposleni što se tiče obračuna plata i ostalih benefita.
Nagrađivanje zaposlenih
Uvođenjem sistema nagrađivanja za redovnost na poslu velike kompanije su umnogome motivisale radnike na uredno čekiranje za dolazak i odlazak s posla, smanjena su mnogo kašnjenja, neregularna bolovanja i izostanci s posla. Kada se njihov trud i rad motiviše takvim gestom to može imati dugoročan pozitivan efekat na timsku dinamiku.
Zaključak
Motivisanje zaposlenih da prihvate i pravilno upotrebljavaju sistem evidencije radnog vremena nije samo administrativni izazov već i ključ za uspešno poslovanje kompanije. Edukacija, transparentnost, poverenje, kontrola troškova su samo neki od koraka da se ne samo olakša evidencija već i da se poveća efikasnost tima i bolje upravljanje resursima. Redovnim praćenjem svih izveštaja pružaju se konstruktivne povratne informacije o tome kako zaposleni troši svoje vreme i može li se taj trud dodatno kanalisati u cilju poboljšanja radne efikasnosti.